冬の季節の伝票保管方法

伝票用紙にとって、湿度の変化は大敵です。

名古屋も冬らしい日が続くようになってきました。今年(2012年~2013年)の冬の気温予想は、平年並みか平年より低い確率が70%だとか。これからの季節で、オフィスで使用する伝票、コピー用紙など紙類の保管には、特に気をつけなければなりません。

伝票の保管

納品書などの伝票に使われる紙は性質上、空気中の湿度(水分)を吸湿してしまいます。特に冬の季節では、日中エアコンなどで室内が温まると湿度が上昇し、夜間など気温が低い状態では湿度は下がります。この湿度の変化が大きいと用紙が空気中の水分を吸湿しやすくなります。吸湿した紙は、紙にシワの発生、強度が失われ、破れやすくなったり、ソリの発生や形状が崩れやすくなります。またPPC用紙での伝票印刷(特にレーザープリンター等での印刷)では、紙づまりの大きな原因になります。

下記のような保管を避けることが大切です。

  • 業務時間後もプリンターに伝票をセットしたままにする。
  • 納品書、請求書など机の上、引き出しの中で保管する。
  • コピー用紙(PPC用紙)を包装紙から出したまま保管する。
  • レーザープリンター、複合機のカセット内にセットしたまま長期間保存する。

コピー用紙などでは、包装紙の裏面には蝋(ロウ)をコーティングしており、空気中の水分を遮断する加工をしています。包装紙から開封したあとの用紙は、裸のまま保管しないようにします。特に湿度変化の幅において、暖房時の湿度が60%、暖房しない時間帯の湿度が40%以下になると吸湿が加速されます。

水分を吸湿させない保管方法は?

密閉された保管・収納庫の利用が一番です。専用の防湿ボックスも販売されています。ボックスがすぐに用意できない場合は、保管庫の中に吸湿剤を入れておくことで、湿度変化の影響を小さくできます。保管場所(収納庫の置き場所)は、出入口、窓の近くから離し、外気の影響を受けにくい場所が望ましいです。

休日前、連休前などには特に保管に気をつけましょう。

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